Стаття 17 Закону України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» (долі - Закон). Вимоги до документів, що подаються для державної реєстрації прав та їх обтяжень:

1. Текст  документів,  що  подаються для державної реєстрації прав та їх обтяжень,  повинен бути написаний розбірливо. Прізвище, ім'я,  по  батькові фізичних осіб та їх місце проживання, а також найменування юридичних осіб та їх  місцезнаходження  повинні бути написані повністю.

2. Не приймаються  для  державної реєстрації прав та їх обтяжень документи з  підчищеннями або  дописками, закресленими словами  та іншими не обумовленими в них виправленнями, заповнені олівцем, а також з пошкодженнями, які не дають змоги  однозначно тлумачити їх зміст.

3. Документи, що встановлюють виникнення, перехід, припинення прав на  нерухоме  майно та їх обтяжень і подаються для державної реєстрації  прав, повинні  відповідати  вимогам, встановленим цим Законом та іншими нормативно-правовими актами.

4.  Електронні  документи,  подані  для  проведення державної реєстрації  прав,  оформляються  згідно з вимогами законодавства у сфері електронних документів та  електронного документообігу, а також електронного цифрового підпису.

Відповідальність за відповідність електронних копій оригіналів документів, необхідних для державної реєстрації прав та їх обтяжень, оригіналам таких документів у паперовій формі несе особа, яка подає заяву про державну реєстрацію прав та їх обтяжень в електронній формі.

НАУКОВО-ПРАКТИЧНИЙ КОМЕНТАР ДО ЗАКОНУ УКРАЇНИ «ПРО ДЕРЖАВНУ РЕЄСТРАЦІЮ РЕЧОВИХ ПРАВ НА НЕРУХОМЕ МАЙНО ТА ЇХ ОБТЯЖЕНЬ» (станом на 01.10.2012 р.):

Вищезазначена стаття встановлює вимоги до текстів документів, які подаються для державної реєстрації прав на нерухоме майно та їх обтяжень. Мова йдеться про документи, визначені у статті 16 Закону, а саме: а) документи, що підтверджують виникнення, перехід, припинення відповідних прав на нерухоме майно або обтяжень, та б) документ, що підтверджує оплату послуг з державної реєстрації прав та їх обтяжень. Крім того, відповідно до частини 10 статті 16 Закону під час подання заяви про державну реєстрацію прав та їх обтяжень фізична особа повинна пред'явити документ, що посвідчує її особу, а у разі подання заяви представником фізичної чи юридичної особи - документ, що підтверджує його повноваження діяти від імені таких осіб.

Відповідно до пункту 9 Порядку державної реєстрації прав на нерухоме майно та їх обтяжень, затвердженого Постановою Кабінету міністрів України від 22 червня 2011 року №703 (далі Порядок держреєстрації) документом, що посвідчує особу, є паспорт громадянина України, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, національний, дипломатичний чи службовий паспорт іноземця або документ, що його заміняє. Документом, що посвідчує особу, яка не досягла 16-річного віку, є свідоцтво про народження. Крім того, у разі подання заяви про державну реєстрацію заінтересованою особою особисто така особа також пред'являє органові державної реєстрації прав реєстраційний номер облікової картки платника податку згідно з Державним реєстром фізичних осіб - платників податків (далі - реєстраційний номер облікової картки платника податку), крім випадків, коли фізична особа через свої релігійні або інші переконання відмовляється від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податку, офіційно повідомила про це відповідні органи державної влади та має відмітку в паспорті громадянина України.

Тексти всіх документів, що подаються для державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень, повинен бути написаний розбірливо. Якщо текст документу є рукописним, він має бути написаний розбірливим почерком, всі літери такого тексту мають бути зрозумілі. Якщо текст документу надрукований, літери мають бути достатньо яскраві, щоб бути зрозумілими.

У тексті документів, що подаються для державної реєстрації прав, повністю мають бути написані наступні відомості:

А) Прізвище, ім’я, по-батькові фізичної особи. Відповідно до статті 28 Цивільного кодексу України ім'я фізичної особи, яка є громадянином України, складається із прізвища, власного імені та по батькові, якщо інше не випливає із закону або звичаю національної меншини, до якої вона належить. А відповідно до статті 12 закону України «Про національні меншини в Україні», громадяни, в національній традиції яких немає звичаю зафіксовувати «по батькові», мають право записувати в паспорті лише ім'я та прізвище, а у свідоцтві про народження - ім'я батька і матері. Отже написаним повністю треба вважати і прізвище та ім’я фізичної особи без зазначення «по батькові», якщо така форма імені фізичної особи зафіксована в її паспорті громадянина України або в іншому документі, що посвідчує особу заявника.

Б) Місце проживання фізичної особи. Відповідно до статті 29 Цивільного кодесу України, місцем проживання фізичної особи є житловий будинок, квартира, інше приміщення, придатне для проживання в ньому (гуртожиток, готель тощо), у відповідному населеному пункті, в якому фізична особа проживає постійно, переважно або тимчасово. Згідно статті 6 Закону України «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні» місце проживання фізичної особи має бути зареєстроване. Отже у документах, що подаються для державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень, має бути вказане те місце проживання фізичної особи, яке зареєстроване у встановленому законом порядку.

Місцем проживання фізичної особи, яка не досягла десяти років, є місце проживання її батьків (усиновлювачів) або одного з них, з ким вона проживає, опікуна або місцезнаходження навчального закладу чи закладу охорони здоров'я, в якому вона проживає (частина 5 статті 29 Цивільного кодексу України). Місцем проживання фізичної особи у віці від десяти до чотирнадцяти років є місце проживання її батьків (усиновлювачів) або одного з них, з ким вона проживає, опікуна або місцезнаходження навчального закладу чи закладу охорони здоров'я тощо, в якому вона проживає, якщо інше місце проживання не встановлено за згодою між дитиною та батьками (усиновлювачами, опікуном) або організацією, яка виконує щодо неї функції опікуна. У разі спору місце проживання фізичної особи у віці від десяти до чотирнадцяти років визначається органом опіки та піклування або судом (частина 3 статті 29 Цивільного кодексу України). Місцем проживання недієздатної особи є місце проживання її опікуна або місцезнаходження відповідної організації, яка виконує щодо неї функції опікуна.

В) Найменування юридичної особи. Відповідно до частини 3 статті 90 Цивільного кодексу України, найменування юридичної особи вказується в її установчих документах і вноситься до єдиного державного реєстру (мова йдеться про єдиний державний реєстр юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців, що ведеться відповідно до Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців»). Отже у документах, що подаються для державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень має бути вказане саме це найменування юридичної особи, а не її комерційне найменування, скорочена назва тощо.

Г) Місцезнаходження юридичної особи. Чинне українське законодавство містить суперечливі норми стосовно того, що вважати місцезнаходженням юридичної особи. Так Цивільний кодекс України (стаття 93) під місцезнаходженням юридичної особи розуміє фактичне місце ведення діяльності чи розташування офісу, з якого проводиться щоденне керування діяльністю юридичної особи (переважно знаходиться керівництво) та здійснення управління і обліку. Разом з тим, у законі України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців» місцезнаходженням юридичної особи визнається адреса органу або особи, які відповідно до установчих документів юридичної особи чи закону виступають від її імені (далі - виконавчий орган). В цілях застосування коментованого Закону, під місцезнаходженням юридичної особи слід вважати ту адресу, яка зазначена у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців. Саме це місцезнаходження має бути вказано у документах, що подаються для державної реєстрації прав та обтяжень.

Відповідно до частини 2 коментованої статті не приймаються для державної реєстрації прав та їх обтяжень документи, що мають наступні вади:

а) Підчищення. Підчищення – це механічне видалення частини тексту. Підчищення може існувати само по собі або бути підготовкою для внесення нового тексту. При підчищення текст стирають (тертям гумки) або вишкрябують гострим предметом (лезом бритви). Ознаками підчищення є порушення верхнього шару паперу, зменшення товщини паперу, пошкодження лініювання або захисної сітки, залишки підчищеного тексту, розпливи барвника в штрихах нового тексту.

б) Дописки. Дописки можуть бути як у рукописних, так і у друкованих документах. Дописки здійснюються з метою зміни інформації, викладеної в документі. Як правило, дописки є невеликими за обсягом, але значно змінюють первісні дані у документі. Найчастіше шляхом дописки слів, букв, цифр або окремих штрихів змінюється дата складання документу, прізвище, ім’я фізичної особи або найменування юридичної особи, сума грошей тощо. Основними ознаками зробленої дописки є розходження в загальних та окремих ознаках почерку в дійсній та дописаній частинах (розмір букв, розгін почерку товщина штрихів тощо). Якщо дописка робиться друкарським шляхом, можуть спостерігатися розбіжності в горизонтальному розташуванні друкованих знаків, розходження в кольорі знаків тощо.

в) Закреслені слова та інші не обумовлені в самому документі виправлення. В документах, що подаються для державної реєстрації прав та обтяжень, не може бути ніяких виправлень, що не обумовлені в самому документі. Це стосується як відкритих виправлень (закреслення слів, вставлення слів або літер, виправлення одних літер на інших тощо), так і підробок, здійснених іншими, крім підчищення до дописки способами (хімічне травлення тексту, заміна частини документу, підробка підписів, відбитків печаток, штампів тощо).

г) Заповнені олівцем. За правилами діловодства заповнення документів олівцем не допускається незалежно від кольору олівця. Це пов’язано із можливістю витирати олівець за допомогою гумки, а отже змінювати текст документу. Текст документу має бути або друкований, або написаний чорнильною чи кульковою ручкою чорними або блакитними чорнилами.

д) Пошкодження, які не дають змоги однозначно тлумачити зміст документу. Це можуть бути як пошкодження самого документу (відірваний шматок документу, обгорілість), так і пошкодження тексту (залиття фарбою, розмиття водою, забруднення тексту тощо). Певні пошкодження документів можна не враховувати, якщо вони не впливають на можливість однозначно розуміти зміст документу. Якщо ж пошкодження мають такий характер, що повністю прочитати текст документу не можливо, документ з такими пошкодженнями не приймається для державної реєстрації прав та їх обтяжень.

Відповідно до частини 3 коментованої статті Закону, документи, що встановлюють виникнення, перехід, припинення прав на нерухоме майно і подаються для державної реєстрації прав, повинні відповідати вимогам, встановленим Законом та іншими нормативно-правовими актами. Це стосується як форми таких документів, так і їх обов’язкових реквізитів. Правильність форми та змісту наданих документів визначається на момент їх видачі. Документи вважаються відповідними до законодавства та мають бути прийняті для державної реєстрації навіть якщо в момент проведення державної реєстрації вимоги до їх оформлення є іншими.

Перелік документів для здійснення державної реєстрації прав та їх обтяжень, визначається у Порядку державної реєстрації прав на нерухоме майно та їх обтяжень, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 22 червня 2011 року №703. Конкретні вимоги до форми та змісту того чи іншого документу містяться у нормативних актах, відповідно до яких той чи інший документ виданий (наприклад, якщо це судове рішення – у відповідному процесуальному кодексі; якщо договір – у Цивільному кодексі, Господарському кодексі, спеціальному законі тощо).

Стаття 16 Закону передбачає можливість подання заяв про реєстрацію прав та їх обтяжень в електронній формі.

При цьому передбачається, що до заяви в електронній формі додаються оригінали електронних документів, необхідних для державної реєстрації прав та їх обтяжень, або електронні копії оригіналів документів, необхідних для державної реєстрації прав та їх обтяжень, виготовлені шляхом сканування таких документів у паперовій формі.

Якщо заява про реєстрацію та необхідні документи подаються в електронній формі, їхнє оформлення має відповідати законодавству України в сфері електронного документообігу. Мова йдеться про закони України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» та «Про електронний цифровий підпис».

Якщо заявник подає оригінал електронного документа, такий документ повинен мати всі необхідні реквізити, в тому числі електронний цифровий підпис. Порядок застосування електронного цифрового підпису затверджений Постановою кабінету міністрів України від 28 жовтня 2004 року №1452 «Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності».

Слід також зазначити, що оригінали не всіх документів можуть бути електронними. Так не може існувати в електронній формі оригінал свідоцтва про права на спадщину, а також інші документи, передбачені у статті 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг».

Якщо до електронної заяви про реєстрацію прав та обтяжень додаються електронні копії паперових документів, такі електронні копії мають бути ідентичними оригіналам. Відповідальність за таку відповідність несе особа, яка подає заяву про державну реєстрацію прав та їх обтяжень в електронній формі. Отже зазначена особа має звірити паперові оригінали та електронні від скановані копії документів. Якщо в подальшому буде виявлена невідповідність електронної копії паперовому документу саме особа-заявник буде зобов’язана відшкодувати заподіяну цим шкоду.

- Реєстраційна служба Томаківського районного управління юстиції-