Так, документи, які мають бути представлені на території однієї з Договірних держав, звільняються від консульської легалізації як формальної процедури, що вимагала обов’язкового посвідчення документів компетентними органами України з подальшим засвідченням в консульській установі держави, на території якої документ має бути представлений.

Єдиною формальною вимогою, яка має місце при застосуванні Конвенції про апостиль, - це проставлення апостиля компетентним органом України для представлення на території держав учасниць Конвенції про апостиль. У свою чергу, офіційні документи таких держав, що представляються на території України, мають бути засвідчені апостилем, що проставляє компетентний орган відповідної держави.

Апостиль – це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах, що надходять від держав-учасниць Конвенції про апостиль, та засвідчує справжність підпису особи під документом і автентичність відбитку печатки або штампа, яким скріплено відповідний документ. Підпис, відбиток печатки або штампа на апостилі не потребують ніякого засвідчення.

Відповідно до статті 1 Конвенції про апостиль вона поширюється на офіційні документи, які були складені на території однієї з Договірних держав і мають бути представлені на території іншої Договірної держави.

Для цілей Конвенції про апостиль офіційними документами вважаються:

1) документи, які виходять від органу або посадової особи, і що діють у сфері судової юрисдикції держави, включаючи документи, які виходять від органів прокуратури, секретаря суду або судового виконавця;

2) адміністративні документи;

3) нотаріальні акти;

4) офіційні свідоцтва, виконані на документах, підписаних особами, у їх приватній якості, такі як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційні і нотаріальні засвідчення підписів.

Конвенція про апостиль не поширюється:

1) на документи, складені дипломатичними або консульськими аґентами;

2) на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Відповідно до вимоги статті 6 Конвенції про апостиль повноваження на проставлення апостиля на документах, виданих на території України, надано:

- Міністерству освіти і науки - на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки;

- Міністерству юстиції - на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України;

- Державній реєстраційній службі - на документах, що видаються цією Службою та структурними підрозділами територіальних органів Міністерства юстиції, що забезпечують реалізацію повноважень Державної реєстраційної служби;

- Міністерству закордонних справ - на всіх інших видах документів.

Апостиль проставляється на вимогу особи, яка підписала документ, або будь-якого пред'явника документа, що передбачено статтею 5 Конвенції про апостиль.

Таким чином, завдяки дії Конвенції про апостиль складна процедура консульської легалізації офіційних документів замінена потребою одноразового отримання апостилю в органі, спеціально визначеному для цілей Конвенції про апостиль.

Довідка: Станом на 18 грудня 2012 року учасницями Конвенції про апостиль, включаючи Україну, є 105 держав. На сьогодні Конвенція про апостиль застосовується у відносинах між Україною та усіма її державами-учасницями, серед яких: Албанія, Аргентина, Австралія, Австрія, Білорусія, Бельгія, Боснія і Герцеговина, Болгарія, Китай, Коста Ріка, Хорватія, Кіпр, Чеська Республіка, Данія, Еквадор, Естонія, Фінляндія, Франція, Грузія, Німеччина, Греція, Угорщина, Ісландія, Індія, Ірландія, Ізраїль, Італія, Японія, Республіка Корея, Латвія, Литва, Люксембург, Мальта, Маврикій, Мексика, Монако, Чорногорія, Нідерланди, Нова Зеландія, Норвегія, Панама, Перу, Польща, Португалія, Румунія, Російська Федерація, Сербія, Словаччина, Словенія, Південна Африка, Іспанія, Суринам, Швеція, Швейцарія, колишня югославська Республіка Македонія, Туреччина, Сполучене Королівство Великої Британії та Північної Ірландії, США, Уругвай, Венесуела, Андорра, Антигуа та Барбуда, Вірменія, Азербайджан, Багамські острови, Барбадос, Беліз, Ботсвана, Бруней, Кабо-Верде, Колумбія, Острови Кука, Домініка, Домініканська Республіка, Сальвадор, Фіджі, Гренада, Гондурас, Казахстан, Киргизстан, Лесото, Ліберія, Ліхтенштейн, Малаві, Маршалові острови, Монголія, Намібія, Нікарагуа, Ніуе, Оман, Республіка Молдова, Сент-Кітс і Невіс, Сент-Люсія, Сент-Вінсент і Гренадіни, Самоа, Сан-Марино, Сан-Томе і Принсіпі, Сейшели, Свазіленд, Тонга, Тринідад і Тобаго, Узбекистан, Вануату, Бахрейн.